Перезарядка центрального офісу LHSI
Іноді важливо відключитись від поточних справ, задля натхнення на подальші зусилля. Тому на початку квітня цього року співробітники центрального офісу організації взяли участь у спільному тренінгу для обговорення нагальних питань ефективної роботи організації в 2023 році: робота організації в поточних умовах, взаємодія структурвідділів, партнерство та робота з регіонами, кризовий менеджмент, звітування та підготовка пропозицій донору/партнерам, робота в команді, представлення інтересів організації, комунікація та мобілізація ресурсів
Тренінг хоч і проходив у межах Києва, але поза межами робочого офісу. А тренерами-фасилітаторами були колеги: Наталія Лук’янова, Ілона Єлєнєва, Ксенія Мацкевич, Інна Щукіна.
Завдяки невеликій кількісті учасників була можливість всім включатися в обговорення та бути активними, задавати багато питань.
Тренінг традиційно почався з вітального слова голови правління організації Наталії Лук’янової та члена Наглядової ради Jan Edwin Waanders, який доєднався в онлайн в форматі.
Потім розпочали із розминки «Представлення себе», обговорення очікувань учасників від тренінгу, прийняття правил роботи.
Під час першої сесії директорка LHSI Ілона Єлєнєва ознайомила учасників з роботою організації, статутними завданнями та напрямками діяльності. Окреслені ключові досягнення організації та головні виклики, що постали у роботі у період воєнного часу. Також розглянули структуру організації, у тому у вигляді схеми було презентовано функціональні обов’язки та організаційну структуру програмних виконавців в проєкті «Тобі слід знати про туберкульоз: активне виявлення випадків туберкульозу серед осіб, які опинились у складних життєвих обставинах».
Валентина Фазліахмедова, фахівець з публічних закупівель зробила стислий огляд внутрішніх політик, процедур та кодексів МГО «Соціальні ініціативи з охорони праці та здоров’я». Кожна політика описує певний процес в організації, включає в себе загальний набір правил і процедур, які поділяють всі, і її призначення є зрозумілим для всіх. За кожним правилом закріплена особа, яка відповідає за ті чи інші процедури в організації, а система внутрішнього контролю, що сформована в політиках та процедурах забезпечує підзвітність всіх суб’єктів внутрішнього контролю та розподіл обов’язків.
Вікторія Жиленкова, юрисконсульт організації в ході свого виступу розглянула форми відносин в організації та окреслила головні відмінності між ФОП - підрядником, найманим працівником і укладанням цивільно-правого договору з фізичною особою.
Для покращення невербального спілкування між учасниками тренінгу Інною Щукіною було проведено гру «Знайомимось ближче».
Перша сесія тренінгу закінчилася підведенням підсумків та питаннями-відповідями по темі сесії.
Друга половина тренінгового дня була присвячена розгляду ключових складових ефективних комунікацій, типів та засобів комунікацій, як із зовнішньою середою, так і всередині організації. Учасники тренінгу обговорили з PR експерткою Ксенією Мацкевич особливості зовнішніх комунікаційних систем, перешкоди, що виникають у сфері комунікацій та шляхи їх подолання.
Ксенія Мацкевич презентувала складові та структуру комунікативної компетентності, детально розглянула алгоритм підготовки матеріалів для сайту організації, формування прес релізів, написання історій успіху в рамках проєктів для просування іміджу в соціальних мережах та висвітлення і ЗМІ.
Сесія «Комунікації: внутрішні та зовнішні» пройшла цікаво та була інформативною.
Під час третьої сесії Наталія Лук’янова презентувала тему: «Робота в команді».
Сесія розпочалася з мозкового штурму, під час якого розібралися з визначенням поняття «Команда». Тренерка підвела учасників до головної відповіді — команда існує і ефективно працює тоді, коли вона об’єднана загальною метою та спільними цінностями. Розібрали, чому краще та важливо працювати в організованій команді для досягнення загальних цілей, якими є характеристики колективної роботи, розглянули типи ролей в команді.
Для того, щоб показати учасникам, що головними умовами побудови ефективної команди є групова співпраця, індивідуальна наполегливість та розподіл ролей, було проведено роботу в трьох групах. По закінченню групової роботи, команди провели презентацію своїх напрацювань.
На завершення заходу учасники поділилися своїми враженнями від тренінгу, підбили підсумки, заповнили після тренінгові онлайн анкети.
Вся команда чудово поспілкувалась про роботу організації в поточних умовах, нові та старі проекти, про взаємодію відділів і партнерство, про роботу команди та комунікації загалом. А ще поговорили трохи про особисте, пограли та наприкінці практично одностайно висловили побажання повторення подібних ретритів.
